Mitä on mitattu ja miten
Taubexira Oy on pitänyt kirjaa työpisteiden käytöstä vuodesta 2023 alkaen, ja kirjanpito koskee vain tätä yhtä toimipaikkaa Vanhatiellä 162, ei ketään muuta eikä mitään muuta osoitetta, joten jokainen alla oleva luku on syntynyt samassa rakennuksessa samojen ihmisten kirjaamana. Mittarit ovat yksinkertaisia. Kuinka moni päiväkohtainen työpiste oli varattu, kuinka monta tuntia kokoushuone oli käytössä, montako tulostetta syntyi ja kuinka monta kertaa joku jäi ilman vapaata pöytää. Viimeksi mainittu luku on meille tärkein, koska se kertoo suoraan, riittääkö kapasiteetti silloin kun sitä eniten tarvitaan. Päiväpöytiä varattiin 1 842 kappaletta vuonna 2024. Kuukausisopimuksia oli voimassa 37 kappaletta, mikä on 4 vähemmän kuin edellisenä vuonna. Kokoushuoneen varausaste oli 41 prosenttia arkiaamuisin kello 9 ja 12 välillä, mutta iltapäivisin luku putosi 19 prosenttiin, ja lauantaina huone varattiin vain 11 kertaa koko vuonna, kun taas maanantai oli selkeästi vilkkain päivä kaikista viikonpäivistä.
Nämä luvut eivät kerro mistään muusta kuin tästä yhdestä paikasta.
Hiljainen kerros ja sen rajat
Hiljainen kerros otettiin käyttöön maaliskuussa 2024, ja siihen siirrettiin aluksi 14 työpistettä, mikä oli enemmän kuin alun perin suunnittelimme, koska halusimme nähdä, kuinka moni todella valitsee hiljaisuuden silloin kun se on tarjolla ja kun siihen ei liity mitään erillistä sitoutumista tai kellonaikaa. Ensimmäisten kolmen kuukauden aikana melumittauksia tehtiin viikoittain. Keskiarvo oli 38 desibeliä taustamelun osalta. Rakennuksen muissa osissa vastaava luku oli 52 desibeliä.
Hiljainen kerros ei kuitenkaan toimi kaikille. Kuusi vakioasiakasta siirtyi pois kerroksesta huhtikuussa 2024, koska he halusivat jutella keskenään. Tämä ei ollut yllätys, mutta se oli silti epämiellyttävää. Vähensimme sen jälkeen hiljaisen kerroksen pisteiden määrää 12:een. Lisäsimme yhden puhelinkopin, joka otettiin käyttöön 3. kesäkuuta 2024. Puhelinkoppi ei ole äänieristetty, ja se on mainittu asiakkaille selkeästi. Kopissa käytiin keskimäärin 9 puhelua päivässä elokuussa 2024.
Yksi asia ei toiminut lainkaan. Yritimme järjestää hiljaisella kerroksella viikoittaisen keskittymistunnin joka keskiviikko kello 14-16, ja osallistujia oli ensimmäisellä kerralla 3, toisella 1, minkä jälkeen lopetimme kokeilun kuuden viikon jälkeen, koska ihmiset halusivat valita itse aikansa eivätkä sitoutua tiettyyn kellonaikaan, ja tämä oli meille selvä opetus siitä, että hyvä ajatus ei riitä jos ajoitus on väärä.
Kokoushuone: 12 varattua tuntia viikossa
Kokoushuone sijaitsee Vanhatie 162:n toisessa kerroksessa, ja siihen mahtuu 8 henkilöä. Vuonna 2024 huonetta varattiin keskimäärin 12 tuntia viikossa, mikä on 31 prosenttia kaikista mahdollisista tunneista, jos huone olisi avoinna maanantaista perjantaihin kello 9-17, ja tämä luku sisältää sekä yksittäiset että toistuvat varaukset. Lauantaisin huone oli varattu 11 kertaa. Sunnuntaisin ei kertaakaan.
Varausaste nousi selvästi elokuussa 2024, jolloin paikallinen ohjelmistoyritys aloitti säännölliset viikkopalaverit ja varasi huoneen 8 viikoksi peräkkäin, aina tiistaisin kello 10-11.30, mikä nosti käyttöastetta 6 prosenttiyksikköä koko syksyn ajan. Kun sopimus päättyi marraskuussa, varausaste putosi takaisin 35 prosenttiin eli lähelle aiempaa tasoa. Tämä osoittaa, että yksittäiset pitkäaikaiset varaukset vaikuttavat lukuihin nopeasti.
Yksi ongelma toistui. Kokoushuoneen varauksia peruttiin 14 kertaa vuonna 2024 alle 24 tuntia ennen varattua aikaa. Se ei ole suuri määrä, mutta se tarkoittaa, että huone seisoi tyhjänä yhteensä noin 19 tuntia. Reagoimme tähän ottamalla käyttöön muistutusviestin, joka lähtee 48 tuntia ennen varausta. Muistutuksen jälkeen peruutuksia tuli enää 5 kertaa loppuvuoden aikana.
Tulostaminen, lokerot ja päivän hinta
Tulostuspalvelua käytettiin vuonna 2024 yhteensä 11 437 sivua, mikä on 8 prosenttia vähemmän kuin vuonna 2023, jolloin tulostettiin 12 430 sivua, ja vähennys johtuu todennäköisesti siitä, että useampi asiakas toi omat tulostimensa paikan päälle sen sijaan että olisi käyttänyt yhteistä laitetta, mikä on meille taloudellisesti pieni menetys mutta ei merkittävä. Mustavalkotulosteita oli 89 prosenttia kaikista sivuista. Värillisiä tulosteita 11 prosenttia. Suurin yksittäinen tulostuspäivä oli 14. lokakuuta 2024, jolloin tulostettiin 214 sivua.
Lokeroita on käytössä 22 kappaletta, ja niistä 17 oli vuokrattu kuukausittain tammikuussa 2025. Viisi lokeroa oli tyhjillään koko syksyn 2024, ja ne sijaitsevat käytävän päässä, kauimpana sisäänkäynnistä. Emme ole saaneet niitä vuokrattua, vaikka laskimme hintaa 4 eurolla kuukaudessa. Tämä ei ole onnistunut toimenpide, ja kerromme sen avoimesti.
Päivätyöpisteen hinta on 19 euroa ja kuukausityöpisteen hinta 249 euroa. Kokoushuoneen hinta on 24 euroa tunnilta. Nämä hinnat ovat olleet voimassa 1. tammikuuta 2024 alkaen, eikä niitä ole korotettu sen jälkeen. Päivätyöpisteitä myytiin vuonna 2024 yhteensä 1 842 kappaletta, mikä tarkoittaa 34 998 euron liikevaihtoa pelkästään päiväpisteistä. Kuukausisopimukset tuottivat 37 x 249 euroa x 12 kuukautta, mutta kaikki sopimukset eivät olleet voimassa koko vuotta, joten todellinen summa oli 98 412 euroa.
Mitkä asiat eivät toimineet
Kesäkuussa 2024 kokeilimme sunnuntaiaukioloa kello 10-14, ja kokeilu kesti neljä viikkoa, ja kävijöitä oli yhteensä 7 henkilöä, joista yksi tuli kahdesti ja muut kerran, joten lopetimme kokeilun, koska se ei tuottanut riittävästi, ja tämä on selkeä esimerkki siitä, että kaikki kokeilut eivät onnistu. Se on mielestämme tärkeää kertoa, koska muuten tulokset näyttävät helposti siltä kuin kaikki olisi mennyt putkeen. Toinen epäonnistuminen liittyi ryhmätyötilaan. Muutimme sen avoimemmaksi helmikuussa 2024 poistamalla kaksi väliseinää, jotta tila tuntuisi suuremmalta. Melutaso nousi 9 desibeliä ja neljä vakioasiakasta valitti asiasta. Palautimme toisen väliseinistä takaisin huhtikuussa 2024. Tämä oli virhe, jonka myönnämme. Kolmas asia, joka ei toiminut: yritimme tarjota ilmaista kahvia kaikille päivätyöpisteen ostajille. Se lisäsi kahvikuluja 340 eurolla kuukaudessa, mutta ei lisännyt päiväpisteiden myyntiä lainkaan. Vertailimme maaliskuuta 2024 ja maaliskuuta 2023, eikä eroa ollut. Lopetimme ilmaisen kahvin elokuussa 2024.
Mitä luvut tarkoittavat käytännössä
Vanhatie 162:n läheisyydessä on Hyvinkään rautatieasema, joka on 1,2 kilometrin päässä, ja kävelymatka kestää noin 14 minuuttia, joten moni asiakas tulee junalla ja varaa päiväpisteen yleensä kello 10 ja 15 välillä, mikä näkyy siinä, että aamun ensimmäiset tunnit ovat hiljaisempia kuin iltapäivät, ja tämä on toistunut joka kuukausi ilman poikkeuksia. Vuonna 2024 teimme 214 päiväkohtaista varausta, jotka tehtiin alle 2 tuntia ennen saapumista. Se on 12 prosenttia kaikista päivävarauksista. Osa asiakkaista päättää työpäivän paikasta vasta samana aamuna. Se ei ole ongelma, mutta se tarkoittaa, että vapaata pöytää ei aina löydy heti. Keskimäärin 3 kertaa kuukaudessa kaikki 24 päiväpistettä olivat varattuja yhtä aikaa.
Antero Heinonen (Hallinto) sanoo: "Meille tärkeintä ei ole täyttöaste vaan se, että ihmiset palaavat. Vuonna 2024 meillä oli 68 asiakasta, jotka kävivät vähintään 10 kertaa, ja se on 41 prosenttia kaikista asiakkaista, ja tämä luku on pysynyt vakaana, eikä se ole noussut, vaikka olemme yrittäneet erilaisia toimenpiteitä."
Ville Heikkinen (Hankinnat) lisää: "Kun hankimme uusia tuoleja tammikuussa 2024, testasimme kuutta eri mallia. Valitsimme mallin, joka kesti 14 kuukautta ennen ensimmäistä rikkoutumista. Aiempi malli kesti 8 kuukautta. Tämä ei näy suoraan varausluvuissa, mutta se näkyy siinä, että tuolien vaihto väheni 22 kappaleesta 9 kappaleeseen vuodessa."
Antti Järvinen (Vastaanotto) kertoo: "Vastaanotossa kirjaamme jokaisen kävijän, ja huhtikuussa 2024 huomasimme, että 14 prosenttia kävijöistä tuli paikan päälle ilman varausta, ja heille löytyi pöytä 9 kerralla 10:stä, mikä tarkoittaa, että kapasiteettia on vielä jonkin verran jäljellä, mutta ei paljon."
Hannele Salminen (Varasto) huomauttaa: "Lokerosopimuksia on 22. Viisi niistä on ollut tyhjänä yli vuoden. Olemme yrittäneet markkinoida niitä erikseen, mutta se ei ole tuottanut tulosta."
Nämä luvut koskevat ajanjaksoa 1. tammikuuta 2024 - 31. joulukuuta 2024, ellei toisin mainita. Mittaukset on tehty Taubexira Oy:n omassa kirjanpidossa, ja ne ovat saatavilla pyynnöstä. Emme lupaa, että luvut toistuvat tulevina vuosina samanlaisina. Ne ovat kuvaus siitä, mitä tapahtui, ei ennuste siitä, mitä tapahtuu.